Trabajos en grupo sin dramas: herramientas para organizaros
Hay pocas cosas más habituales en la universidad que un trabajo en grupo. Y pocos que puedan generar tantos pequeños problemas: alguien no sabe qué tenía que hacer, otro no encuentra el documento, otro ha trabajado sobre una versión antigua y, cuando llega la fecha de entrega, todos descubren que faltaba una parte.
Trabajar con otras personas también es una habilidad que se aprende. Y, por suerte, hoy cuentas con muchas herramientas que hacen que organizarse sea bastante más sencillo.
Antes de empezar: dejad claro quién hace qué
El primer paso no es abrir una aplicación. Es ponerse de acuerdo.
Antes de repartir tareas, conviene leer bien el trabajo y decidir qué hay que entregar, cuándo hay que hacerlo y qué partes tiene. Después, podéis dividir el trabajo entre los miembros del grupo y dejarlo por escrito.
Parece algo muy básico, pero evita uno de los problemas más frecuentes: pensar que otra persona se encargaba de una tarea.
Para organizar esta parte podéis utilizar desde una sencilla tabla en Google Sheets hasta herramientas específicas de gestión de tareas. Lo importante no es cuál elijáis, sino que todos puedan consultar la misma información.
Una tabla puede ser suficiente
No hace falta complicarlo. Una tabla con cuatro columnas puede resolver buena parte de la organización:
- Tarea.
- Persona responsable.
- Fecha límite.
- Estado.
A partir de ahí podéis añadir lo que necesitéis: enlaces, comentarios, fuentes o cualquier información fundamental.
Lo interesante es que todos tengan acceso al mismo documento y puedan actualizarlo cuando terminen una tarea.
Un documento compartido evita muchas versiones diferentes
Si alguna vez has hecho un trabajo en grupo, probablemente estas frases te resulten familiares:
“Te mando mi parte por WhatsApp.” “Espera, que te envío la versión nueva.” “¿Esta es la presentación definitiva?”
Trabajar sobre un documento compartido evita una gran parte de este caos. Con herramientas como Google Docs podéis escribir y editar el mismo documento entre varias personas, hacer comentarios y consultar los cambios. Además, no es necesario esperar a que una persona termine para que otra pueda empezar con su parte.
Una carpeta para todo
También ayuda mucho crear desde el principio una carpeta compartida para el trabajo. Dentro podéis guardar el documento principal, las fuentes, imágenes, presentaciones, PDFs y cualquier otro archivo relacionado con el proyecto.
Así no tendréis que buscar en conversaciones antiguas, correos electrónicos o diferentes dispositivos cada vez que necesitéis algo.
Y hay una regla sencilla ahorra bastante tiempo: poner nombres claros a los archivos. “Trabajo_final_definitivo_ahora_sí.pdf” puede parecer gracioso, pero no es precisamente el mejor sistema.
Un calendario para que la fecha de entrega no aparezca de repente
La fecha límite suele estar en el campus virtual, en los apuntes o en algún mensaje del profesor. Y ahí puede quedarse hasta que alguien se acuerda de ella cuando faltan dos días. Una buena idea es añadirla desde el principio a un calendario compartido.
Google Calendar, por ejemplo, permite crear un calendario para el grupo y añadir fechas prioritarias: entrega del trabajo, reuniones, exposiciones o fechas en las que cada persona debería tener terminada su parte.
Pero también podéis ir un paso más allá. En lugar de tener únicamente la fecha final, podéis establecer pequeños plazos intermedios. Si el trabajo se entrega el día 20, quizá una persona debería terminar la búsqueda de información el 10, otra tener redactada su parte el 13 y el grupo revisar todo el 17.
De esta forma, el día 20 deja de ser una sorpresa.
Un gestor de tareas para saber qué queda pendiente
Cuando el trabajo tiene muchas partes, una lista de tareas resulta más útil que un documento redactado, aunque sea sencillo.
Aplicaciones como Trello, Todoist o similares permiten crear tareas y marcar cuáles están pendientes, en proceso o terminadas.
Por ejemplo:
Pendiente: buscar información sobre el tema.
En proceso: redactar la introducción.
Terminada: preparar la bibliografía.
Este sistema permite tener una visión inmediata de cómo avanza el trabajo. Y también tiene una pequeña ventaja psicológica: ver cómo desaparecen las tareas pendientes puede resultar bastante más motivador que tener una lista interminable en una hoja de apuntes.
No necesitas una aplicación complicada
Si el trabajo es pequeño y sois tres personas, probablemente no necesitéis un sistema sofisticado. Una hoja de cálculo compartida puede ser suficiente.
La herramienta tiene que adaptarse al trabajo, no al revés. Si tardáis más tiempo en aprender a utilizar la aplicación que en organizar el proyecto, probablemente estáis complicándolo demasiado.
Un chat para hablar, pero no para guardar toda la información
WhatsApp, Telegram o cualquier otra aplicación de mensajería son muy útiles para ponerse de acuerdo rápidamente.
“¿Quedamos mañana a las cinco?” “Ya he terminado mi parte.” “¿Alguien tiene el enlace?”
Para eso funcionan perfectamente. El problema surge cuando el chat se convierte también en el lugar donde se guarda todo: documentos, instrucciones, enlaces y decisiones del trabajo. Entonces, después de 200 mensajes, encontrar aquel PDF que alguien envió hace una semana puede convertirse en una pérdida de un tiempo que seguramente no tenéis,
Por eso es mejor utilizar el chat para comunicarse y dejar los documentos importantes en una carpeta compartida.
Para trabajar juntos aunque no estéis juntos
No siempre es posible quedar físicamente para hacer un trabajo. Puede que cada miembro del grupo viva en un lugar diferente, tenga horarios distintos o simplemente que el trabajo se pueda hacer perfectamente a distancia.
En esos casos, las herramientas de videollamada resuelven dudas, reparten tareas y sirven para revisar juntos el resultado final.
Google Meet, Zoom o Microsoft Teams permiten reunirse sin necesidad de estar en el mismo lugar. Pero tampoco hace falta convocar una videollamada para cada decisión. Si una cuestión se puede resolver con un mensaje, probablemente sea mejor hacerlo así.
Reservad las reuniones para aquello que realmente necesite que todos estéis presentes.
Canva y otras herramientas para preparar la presentación
Cuando llega el momento de presentar el trabajo, es útil trabajar sobre una presentación compartida. Canva, Google Slides o PowerPoint permiten que varias personas puedan participar en su preparación dependiendo de la herramienta y del tipo de cuenta utilizada.
Así, una persona puede encargarse de la estructura, otra de buscar imágenes y otra de revisar el diseño o los textos.
Eso sí, conviene acordar previamente algunos criterios básicos: qué estilo tendrá la presentación, cuánta información aparecerá en cada diapositiva o quién se encargará de revisarla al final.
Porque si cada persona diseña su parte completamente a su manera, podéis acabar con una presentación que parece hecha por cinco grupos diferentes.
Y antes de entregar: una última revisión conjunta
Una de las mejores herramientas para un trabajo en grupo sigue siendo algo tan sencillo como revisar el resultado entre todos.
Cuando cada persona ha terminado su parte, no significa necesariamente que el trabajo esté completado. Hay que comprobar que las diferentes partes tienen sentido juntas, que no hay información repetida, que todos los apartados están completos y que se cumplen las indicaciones del profesor.
También conviene revisar cuestiones que suelen pasar desapercibidas: nombres de los integrantes, bibliografía, formato, número de páginas, enlaces o archivos que haya que adjuntar.
Una persona puede encargarse de la revisión final
Aunque el trabajo sea de todos, puede ser útil que una persona tenga la responsabilidad de hacer una última revisión antes de entregarlo.
No es que tenga que corregir el trabajo de los demás, sino que compruebe que todo está en su sitio y que se entrega el archivo correcto. Y, sobre todo, haced esa revisión con algo de margen.
El botón de “entregar” no debería ser el momento en el que descubrís que falta una página.
Un trabajo universitario en grupo no tiene por qué convertirse en una competición para descubrir quién contesta más tarde en el chat. Con un poco de organización, cada persona puede saber qué tiene que hacer, cuándo tiene que hacerlo y dónde encontrar lo que necesita.
