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La organización y accesibilidad de documentos es clave en el curso universitario, más todavía si trabajas con compañeros con quienes ni siquiera coincides.
Mantener todo el trabajo conjunto para gestionar archivos, facilitando el acceso a tus materiales desde cualquier lugar y dispositivo, es el día a día del estudiante universitario.
Contar con unas herramientas que lo faciliten, que sean cómodas y seguras es vital para conseguirlo, luego, como en todos los casos hay tantas que no se sabe por dónde tirar, más adelante te damos nuestra selección, antes vamos a hablar de lo necesario de trabajar en la nube.
¿Por qué es necesario almacenar en la nube?
Aquí podrás encontrar...
Ya no necesario, quizás imprescindible para asegurar que todo tu trabajo está bien guardado, que puedes utilizar cualquier dispositivo y que está al alcance de quien tú quieres que esté.
01. Por accesibilidad
Una de las mayores ventajas de almacenar en la nube es la capacidad de acceder a tus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea que estés en la biblioteca, en una cafetería o viajando, puedes consultar tus documentos importantes, trabajos y notas, con solo tener una conexión a internet.
Esto elimina la necesidad de cargar de un lado para otro con dispositivos físicos (con el peligro que se deriva de eso) y te asegura que siempre tengas acceso a la información que necesitas, sin importar dónde te encuentres.
02. Por sincronización en tiempo real
Permite que tus archivos se actualicen automáticamente en todos tus equipos, especialmente útil cuando trabajas en diferentes dispositivos, entonces, si haces cambios en un documento, ya sea desde tu portátil, PC o tablet, se refleja en el resto sin necesidad de transferir manualmente los archivos.
Esta sincronización en tiempo real facilita la continuidad en tu trabajo y estudio, y evita la pérdida de información o la necesidad de enviar correos electrónicos con archivos adjuntos, que, muchas veces, tiene un tamaño que lo hace complicado.
03. Por colaboración
Los proyectos en grupo y la colaboración con compañeros de clase son tu día a día en la universidad, estas aplicaciones de almacenamiento en la nube te permiten compartir documentos y trabajar en ellos simultáneamente con otras personas.
Esto significa que tú y tus compañeros podéis editar un mismo documento al mismo tiempo, ver cambios en tiempo real y comunicaros directamente a través de comentarios y notas, sin duda, una mayor eficiencia del trabajo en equipo, junto a una mayor facilidad la coordinación en proyectos conjuntos.
04. Por seguridad
Almacenar tus archivos en la nube ofrece una capa adicional de seguridad frente a la pérdida de datos.
Los proveedores de servicios en la nube suelen contar con medidas avanzadas de seguridad y copias de seguridad regulares, lo que minimiza el riesgo de pérdida de información debido a fallos en el hardware o problemas técnicos, así en caso de que tu dispositivo se dañe o se pierda, tus archivos siguen seguros en la nube, y puedes recuperarlos fácilmente.
05. Por organización y gestión
Las plataformas de almacenamiento en la nube ofrecen herramientas para organizar y gestionar tus archivos de manera eficiente, crear carpetas, etiquetar documentos y realizar búsquedas rápidas para encontrar justo eso que necesitas, a la vez que gestionas el trabajo pendiente de una manera muy visual
06. Por ahorro de espacio
Ayuda a liberar espacio en tus dispositivos, no hace falta guardar grandes cantidades de datos, solo almacenarlos en la nube y acceder cuando los necesites.
Esto es especialmente útil si tienes un espacio de almacenamiento limitado en tus dispositivos y deseas mantener tu equipo funcionando como debe, evitas que se ralentice su capacidad de respuesta.
Herramientas indispensables de almacenamiento en la nube
Ya te comentamos al principio, hay unas cuantas, que seguro conoces, pero que si no, aquí las tienes, y que su facilidad de trabajo te permite combinarlas para, luego, acudir a cada una en el momento que lo necesitas.
Google Drive
Una de las opciones más populares entre los estudiantes, con 15 GB de almacenamiento gratuito, esta plataforma permite guardar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, y más.
Además, su integración con Google Docs, Sheets y Slides te facilita la creación y edición de archivos en tiempo real, ideal para proyectos en grupo en una gran cantidad de formatos
Dropbox
Interfaz simple y con capacidad de sincronización rápida entre dispositivos, puedes guardar hasta 2 GB de archivos de forma gratuita, con opciones de ampliación mediante planes de pago.
Es especialmente útil si trabajas con archivos grandes o necesitas compartir documentos con compañeros de clase de manera rápida, su función de historial de versiones te permite recuperar versiones anteriores de tus documentos, lo que es un salvavidas en caso de errores.
OneDrive
Para Windows, OneDrive es una excelente opción, está integrado directamente en el sistema operativo, lo que facilita la gestión de archivos sin necesidad de instalar aplicaciones adicionales.
OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito, y si tienes una suscripción a Office 365, obtienes 1 TB, además del acceso a las aplicaciones de Microsoft Office.
iCloud
Si eres “de Apple”, iCloud es tu mejor opción, con 5 GB de almacenamiento gratuito, sincroniza automáticamente tus documentos, fotos y otros archivos entre tus dispositivos Apple.
Además, ofrece la integración con aplicaciones como Pages, Numbers y Keynote para trabajar en tus proyectos directamente desde la nube.
Precauciones al almacenar en la nube
Aunque el almacenamiento en la nube ofrece muchas ventajas, como acabamos de ver y tiene herramientas sencillas a tu alcance, también es importante ser consciente de los posibles riesgos y tomar medidas para proteger tus datos.
Privacidad de la Información
Implica confiar en que el proveedor respeta tu privacidad.
Algunos servicios analizan tus datos para fines comerciales, como publicidad dirigida, así que no olvides leer los términos y condiciones para entender cómo se manejan, y protegen, tus datos.
Considera el cifrado de tus archivos antes de subirlos a la nube, especialmente si contienen información sensible o personal.
Seguridad de datos
Uno de los principales riesgos asociados con el almacenamiento en la nube.
Aunque los proveedores continuamente actualizan sus avanzadas medidas de seguridad, siempre existe el riesgo de brechas de seguridad, ataques cibernéticos o accesos no autorizados.
Para mitigar estos riesgos, utiliza contraseñas fuertes y cámbialas regularmente, habilita la autenticación de dos factores (2FA) si está disponible, como una capa extra de seguridad.
Dependencia del proveedor
Según el servicio de almacenamiento en la nube que elijas, puedes llegar a depender del proveedor.
En caso de problemas técnicos, caídas del servicio o, incluso, el cierre de la empresa, cabe la posibilidad de que te quedes sin toda la información, por eso, no olvides hacer y mantener actualizadas copias de seguridad periódicas de tus archivos en otros medios, como discos duros externos o en otros servicios de nube.
Diversifica tu almacenamiento utilizando más de un proveedor para diferentes tipos de datos.
Problemas de conectividad
Requiere una conexión a internet estable para acceder a tus archivos, en lugares con conectividad deficiente o durante fallos de red, puedes estar en problemas, si no lo has previsto.
Es importante que consideres descargar archivos fundamentales, y tener una copia local en tu dispositivo para esas situaciones (no son tan raras como parecen)
Costos adicionales
Aunque muchos servicios de almacenamiento en la nube ofrecen planes gratuitos, estos suelen tener limitaciones en el espacio y las funcionalidades, si necesitas más capacidad o características adicionales, se te quedan pequeñas, y al final tienes que aceptar y pagar.
Antes de llegar a eso revisa regularmente tu uso de almacenamiento, es posible que tengas guardados archivos que ya no necesitas, o que puedes descargar por lo poco que usas.
Limpia tu dispositivo de todo eso que sobre y, si sigues necesitando espacio, entonces evalúa la posibilidad de pagar.
Pérdida de control sobre los datos
Cuando almacenas archivos en la nube, confías en que el proveedor mantiene y gestiona tus datos, lo que implica una pérdida parcial de control sobre cómo se manejan, almacenan y protegen tus archivos.
Investiga la reputación del proveedor y su historial en términos de protección de datos, y estate informado sobre cualquier cambio en las políticas o características del servicio.
Indispensable, el trabajo hoy en la nube es indispensable para poder almacenar gran cantidad de datos y compartirlos con un equipo de trabajo, y mantener la productividad de cada uno.
Aprovecha todas estas herramientas que tienes a tu alcance y que aumentan y mejoran tu productividad durante el curso.
