¿Conoces Google Drive y sus ventajas para trabajar en equipo?
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¿Conoces Google Drive y sus ventajas para trabajar en equipo?

Uno de los buscadores más populares a nivel mundial es Google, herramienta utilizada en Internet y que los estudiantes universitarios de residencia Montepríncipe utilizan constantemente, así como otros productos de la misma empresa, como el correo electrónico Gmail, los servicios de mapas Google Maps, Google Earth, Google Street View, YouTube, entre otros.

Dentro de las ventajas de tener una cuenta Gmail de Google es tener acceso a la cantidad de beneficios de todas las herramientas que ofrece, una de las cuales es Google Drive, una nube que forma parte de su servicio de almacenamiento de datos en internet de forma gratuita.

Funciona igual que un programa de Windows Office u Open Office, pero en línea, en formatos de textos, hojas de cálculo, pdf, editor de diapositivas; puedes crear carpetas para almacenar y subir archivos, o compartir documentos para modificarlos en línea. Esta herramienta también permite diseñar y hacer formularios para exámenes, encuestas, etc., así como editar e insertar imágenes y dibujos.

Google Drive para trabajar en la nube

Para empezar, hacer uso de esta nube permite crear, editar y compartir archivos con aquellos usuarios que hayamos invitado, y guardar información de forma segura.

¿Qué podemos guardar en Google Drive?

En la nube de Gmail puedes guardar desde archivos que hayas creado en tu ordenador, hasta los que hayas creado en la propia herramienta, incluyendo, videos, fotografías, archivos, pdf, de Word, PowerPoint, es decir, todo lo almacenable en cualquier formato. Para comenzar a usarla solo debes tener una cuenta en Gmail, y desde el menú principal, acceder a Google Drive.

¿Cómo utilizar esta herramienta?

En el menú de Google Drive tienes la opción de crear carpetas, y para hacerlo, debes cliquear en Mi unidad, se desplegará un cuadro para escoger la nueva carpeta y asignarle un título. También a partir de ese menú podrás subir archivos o carpetas desde tu ordenador, y elegir cualquiera de ellos, le das clic en subir a la nube.

Otro beneficio de Google Drive es la ofimática gratuita, que ofrece documentos de Google, hojas de cálculo y presentaciones, que son los equivalentes a Word, Excel y PowerPoint de Microsoft Office.

Al crear un documento Google, tienes en la barra todas las herramientas de Word, inclusive puedes insertar imágenes que tengas en tu ordenador, o traerla desde la Web. También puedes insertar tablas, pies de página o notas de páginas, etc.

Si vas a guardar el documento, debes hacer clic en “Documento sin título”, le asignas un nombre, y cierras. Vuelves al Drive y aparece ya tu archivo nuevo con el nombre que le asignaste. Para abrirlo, das doble clic sobre el nombre del archivo y listo.
¿Conoces Google Drive y sus ventajas para trabajar en equipo?

Ventajas para trabajar en equipo

Uno de los principales beneficios es que da a cada usuario hasta 15GB de almacenamiento completamente gratis, lo cual representa una ventaja, ya que toda la información estará allí resguardada de forma segura y podrás acceder a ella desde cualquier dispositivo.

Si se trata de trabajar en equipo, Google Drive te permite compartir el o los archivos que quieras con los compañeros de trabajo o de clase que invites desde la nube. Esto te permitirá trabajar en equipo o hacer trabajo colaborativo.

Para hacerlo debes irte a la esquina superior derecha, dar clic en “Compartir”, en el cuadro que se despliega escribes la dirección de correo electrónico de la persona con quien quieras compartir el documento. Si quieres añadir otras direcciones, solo debes separar con una coma cada una de las direcciones que escribas. Luego das clic en enviar.

Cada persona con la que compartas el material puede intervenir el archivo, es decir, puede hacerle cambios, editarlo, agregar o eliminar contenido, etc.

Crear presentaciones

Si debes hacer una presentación y quieres que participen compañeros de equipo, también cuentas con un programa de presentaciones de Google Drive, que al abrirlo te dará todas las herramientas necesarias para hacerla, muy similares a las que tienes en Microsoft Office. A esa presentación puedes agregarle fondos de colores, agregarle título, texto o insertar una imagen, que puedes traer desde tu ordenador o de la Web. Puedes insertar formas, colorear el fondo, el borde, jugar con los tamaños.

También puedes hacer transiciones, de textos o de imágenes, que entren por la derecha o la izquierda; darle animación de ese modo para no tener una presentación estática, y si quieres darle una vista previa, puedes hacerlo pisando “Iniciar presentación” (parte superior derecha). Para volver a la edición de la presentación, le das “Escape”.

También puedes asignarle un nombre para crear el archivo y compartirlo con uno o varios compañeros, de la misma forma como te explicamos anteriormente. La ventaja de compartir en línea es hacer cambios, correcciones y anexar información de manera simultánea.

Otras ventajas de Google Drive

Google Drive ofrece otras aplicaciones importantes, entre las que están:

Formulario de Google

Estos formularios sirven para compartir encuestas y hasta exámenes que diseñes para cualquiera de tus tareas universitarias. Es una herramienta fácil de trabajar.

Sincronización de información

Otra de las ventajas de Google Drive es que se puede sincronizar la información de la nube con nuestros dispositivos. Para hacerlo, debes abrir el ícono de Configuración (rueda dentada), haces clic en “Obtener copia de seguridad y sincronización para Windows”. Allí aparece descargar e inmediatamente se activa la descarga, haces clic en la instalación y sigues todos los pasos que indique la aplicación.

Al sincronizar los archivos de Google Drive, inmediatamente los puedes ver en el escritorio de tu ordenador. Esta sincronización también te permite trasladar archivos de tu ordenador directamente a Google Drive, e inmediatamente tenerlos en tu Tablet, SmartPhone y ordenador, y así podrás acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Si por alguna razón no tienes conexión a Internet, puedes trabajar desde tu carpeta de Google Drive en tu ordenador, hacer cambios, etc., temporalmente se guardarán en la memoria, y una vez te conectes, la información se actualizará y subirá a la nube.

Para recordar

Con Google Drive puedes acceder a toda la información desde cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo. Puedes compartir la información, es decir, según lo que decidas, puede ser pública o privada.

El almacenamiento es seguro, es decir, no la vas a perder. Puedes trabajar simultáneamente con otros usuarios en tiempo real.

Por ser una de las corporaciones más grandes del mundo, y tú tener una cuenta Gmail, vas a poder acceder a todas sus plataformas y aplicaciones sin necesidad de registrarte.

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