▷ Hazte un time blocking para organizar tu día - Residencia Montepríncipe
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Hazte un time blocking para organizar tu día

Es posible que con los años te hayas olvidado de aquellos calendarios de actividades en los que aparecían las horas de historia, literatura, matemática, etc., que verías durante la semana; esos eran los time blocking de entonces. Hoy en día, debido a la cantidad de cosas que debemos atender, entre la universidad, la residencia universitaria Madrid, nuestra familia, los amigos, etc., debemos retomar la planificación, pero de manera renovada, es decir, en forma de time blocking.

El time blocking es una herramienta de planificación del tiempo que sirve tanto para quienes trabajan como para quienes estudian: para todo aquel que esté haciendo diversas actividades durante el día, cada día de la semana, como, por ejemplo, un estudiante universitario.

Time blocking para aprender a planificar tus tareas

El tiempo es uno de los bienes más preciados, y para bien o para mal, todos disponemos del mismo: 24 horas, así que, lo que decidas hacer con él dependerá únicamente de ti.

Si todavía te lías con el tiempo y no has puesto orden a tus compromisos, el time blocking te ayudará a planificar cada actividad, pero hay que tomar en cuenta que la herramienta por sí sola no puede considerar todos los factores o compromisos adicionales que se atraviesen.

Esta técnica consiste en asignar las tareas a un día y en una hora en concreto, con una duración aproximada y bloquear esa franja para realizar la tarea en ese tiempo; esto te permite enfocarte en esa actividad durante ese período.

Por eso, y para que la herramienta resulte útil, debes incluir en tu planificación aquellos imprevistos que puedan surgir, y la mejor manera es asignando más tiempo a cada actividad planificada.

¿Cómo puedes utilizar la herramienta aplicada a tus actividades?

Como eres estudiante universitario, seguramente tendrás un montón de actividades que hacer relacionadas con tu formación; pero, si además, tienes un trabajo freelance, por ejemplo, bien sea presencial o a distancia, pues esta herramientas también puede ayudarte en función de hacer buen uso del tiempo.

Lo primero que debes hacer es anotar todas las tareas que tienes pendientes; lo mejor es hacerlo el lunes en la mañana, o el viernes en la tarde para planificar lo que harás durante la semana siguiente.

Es posible que muchas de estas las debas hacer todas las semanas: asistir a clases, investigar, tiempo de lectura, hacer tareas, repasar, revisar redes sociales, hacer post, asistir a eventos organizados en la universidad; si perteneces a alguna agrupación estudiantil, organizar o asistir a las reuniones, etc., y al lado anotas el tiempo aproximado que requieres para cada actividad.

Es posible que al comenzar aún no tengas idea de cómo organizarte ni qué tiempo asignar a cada tarea; no te preocupes, pues en la medida en que lo hagas más te acostumbrarás a la herramienta y más te servirá.

Trata de planificar para los primeros días de la semana aquellas tareas que requieren más concentración y atención, como por ejemplo, hacer lecturas obligatorias, investigar para ampliar lo visto en clases, etc., y para los jueves y viernes, las que demandan menos atención, pues ya nos vamos relajando un poco, como atender las redes sociales, hacer llamadas, responder correos electrónicos, entre otras.
Hazte un time blocking para organizar tu día

Un time blocking combinado

Una vez que tengas claro cuáles son las tareas y qué tiempo vas a dedicar a cada una, combina esta información con el Google Calendar, otra herramienta útil, de manera que bloqueando el tiempo para hacer tus tareas evitarás que te sientas abrumado por la cantidad de cosas que debas hacer.

Si tienes cuenta en Google (Gmail, Drive, etc.) entras a tu cuenta, buscas el calendario y pones la vista al tiempo que te convenga, es decir, semanal o mensual, para que visualices todo lo que vayas a asignar en este tiempo.

El propio calendario te da la posibilidad de que anotes allí la tarea a realizar y en qué tiempo; incluso tus horas de comida puedes programarlas en ese time blocking.
Podrás hacer más en menos tiempo y disponer de más espacio libre en tu agenda.

¿Cómo hacerlo?

  • El cursor lo ubicas en la semana que quieras programar; abres el día del calendario y le asignas un título o el nombre de la tarea, apuntas el tiempo, de 8:00 a 10:00, por ejemplo; o de 8:00 a 4:00 de la tarde, si vas a estar en clase durante ese período. Si es una actividad que se va a repetir cada día de la semana, punteas el lápiz, te vas a donde dice “no se repite”, abres esa ventana y le dices “Se repite cada día” (de lunes a viernes).
  • Con la misma facilidad lo puedes deshacer en caso de que necesites cambiarlo.
  • Si quieres visualizar todo lo agendado, le das en “Mes” (parte superior derecha), y escoges si quieres ver la programación de la semana o del mes, y puedes ver que ya tienes el tiempo bloqueado. Tal como lo has programado.
  • Si quieres diferenciar las actividades que apuntes en el Google Calendar, tienes la opción de escoger los colores y asignarlos a cada una.
  • Para el uso del time blocking es muy importante saber que no puedes cambiar las actividades, es decir, que debes ceñirte a lo que has programado, para poder ver la efectividad de la herramienta.

A mayor uso, mejores resultados

A menos que sea un evento que se escape de tu control y que sea ineludible, lo mejor es que sigas la pauta de lo programado; ya que si empiezas a buscar excusas, no vas a avanzar.

Tómalo como si estuvieras en un trabajo formal; ¿qué pasaría si no cumples con tus objetivos? ¿Perderías tus ganancias, tus comisiones? ¿Dejarías de ser productivo y por lo tanto serías prescindible?

De manera que cuando decidas hacer uso del time blocking hazlo con la seriedad del caso, para que tengas una disciplina de trabajo y de cumplimiento de obligaciones, bien sean académicas, laborales o familiares.

Si se te pasa la mano y programas más actividades de las que puedes realizar, sincérate y delimita tus obligaciones; delega algunas funciones que otros puedan hacer por ti, pero trata de dar cumplimiento a los que establezcas en tu time blocking.

Si tienes que trabajar hasta altas horas de la noche, o debes seguir trabajando el fin de semana, hazlo hasta que consigas tus objetivos.

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