¿Por qué usar Google Drive para hacer trabajos en equipo? CONSEJOS – enero 12, 2022

Google, además de ser uno de los buscadores más utilizados de todo internet, también nos ofrece un interesante conjunto de herramientas para el trabajo y los estudios. Una de las más destacadas y de gran utilidad para los estudiantes de nuestra residencia universitaria en Madrid, sería Google Drive, que actualmente hace parte del ecosistema Google Workspace.

Gracias a esta herramienta es posible crear documentos que pueden ser visualizados y editados por otras personas en tiempo real, evitando tener que duplicar archivos. Sin dudas, Google Drive para trabajar en grupo resulta genial para los estudiantes universitarios y la mejor parte es que solo necesitas una cuenta de Gmail para acceder a esta funcionalidad.

¿Qué es Google Drive?

Se trata de un sistema de almacenamiento en la nube, que nos permite guardar imágenes, videos y cualquier clase de archivo. Su particularidad, es que toda la información se sincroniza con los diferentes dispositivos del usuario, por lo que tendríamos todos los archivos disponibles desde el ordenador, el móvil o nuestra tablet, desde cualquier lugar y momento.

No obstante, el beneficio de utilizar Google Drive para trabajar en grupo, es la posibilidad de crear archivos compartidos entre varios usuarios a través del servicio Google Docs. Esto nos permite crear carpetas y archivos de todo tipo, como editores de texto, hojas de cálculo, dibujos, presentaciones y formularios de Google.

El procedimiento es tan sencillo como generar el nuevo documento, asignarle un nombre y luego compartirlo con el resto de los compañeros de estudio. Toda la persona que reciba el archivo puede modificarlo de manera simultánea y los cambios se guardarán de forma automática, sincronizándose en todos los dispositivos que contienen el archivo.

¿Cuáles son los beneficios de Google Drive para trabajar en grupo?

Todos en alguna oportunidad hemos escuchado sobre el almacenamiento en la nube y seguramente a estas alturas ya estamos un tanto familiarizados con el mecanismo. No obstante, la verdadera ventaja de utilizar este sistema se basa en la posibilidad de trabajar con todo nuestro equipo de compañeros en remoto, en simultáneo y en tiempo real.

1. Almacenamiento gratuito en la nube

Cada estudiante tendrá un espacio de almacenamiento gratuito en la nube de 15 GB, útil para todas las asignaciones académicas a lo largo de la carrera universitaria. Entonces, tendrás la posibilidad de utilizar Google Drive para trabajar en equipo y también tener tu propio respaldo de información que puedes consultar desde cualquier lugar y dispositivo.

2. Funcionamiento intuitivo

Se trata de una herramienta con una usabilidad excepcional y un funcionamiento bastante intuitivo. No se necesitan mayores conocimientos de informática para sacar el máximo provecho a la herramienta, que además funciona como aplicación móvil y desde el ordenador, por lo que no es necesario que descargues nada si no lo deseas.

3. Favorece el trabajo colaborativo

Google Drive es perfecto para el trabajo en equipo, pues nos permite crear documentos modificables en tiempo real por otros participantes del grupo. Esto facilita la construcción de ideas, dar seguimiento a los cambios, realizar correcciones y llevar un registro del día y la hora en que se producen los cambios y el usuario que los ha realizado.

4. Permite el trabajo sin conexión

Los archivos pueden configurarse para permanecer disponibles sin conexión. Al modificarlos y restablecer la conexión a internet, estos cambios serán actualizados. La alternativa de disponibilidad sin conexión es ideal para garantizar que no se pierda información cuando se pierde la señal del móvil o del WIFI.

5. 100% Gratuito

Todo el conjunto de herramientas es gratuito de por vida, lo cual resulta perfecto. Además, se integra a todo el ecosistema de Google, pudiendo ser adjuntado en emails sin ocupar espacio adicional. Sin dudas, la gratuidad es agradecida por los estudiantes universitarios, quienes usualmente intentan manejarse dentro de un presupuesto bastante ajustado.

Consejos adicionales para sacar el máximo provecho a Google Drive

Aprovechar la tecnología para el estudio es fundamental. Cumplir con los deberes y proyectos universitarios en remoto y en tiempo real nos ayudaría a conseguir conciliar la vida universitaria y personal. En este sentido, te conviene conocer la herramienta a profundidad, experimentar con ella para lograr sacarle el máximo provecho.

Nuestras recomendaciones con respecto a Google para trabajar en grupo, serían:

• Planifica bien la jornada de trabajo antes de iniciar. Lo mejor será que se nombre un encargado o persona que asuma la labor de líder y coordine las tareas.
• Lo ideal sería que este gestor cree un grupo de WhatsApp y desde allí recopile los correos electrónicos y permanezcan en constante comunicación durante el trabajo en grupo.
• Esta misma persona tendrá la responsabilidad de establecer plazos de entrega y revisar eventualmente que cada miembro del equipo cumpla con la parte correspondiente.
• Tendremos que tener en cuenta los imprevistos al establecer el plazo de entrega. Los plazos no deberían estar cercanos a la fecha de entrega del proyecto al docente, pues siempre queda la posibilidad de que surja algún inconveniente y se estaría perdiendo tiempo valioso.
• Pierde el miedo a ser el que inicia el trabajo. Sentar las bases de la investigación, proyecto o cualquiera que sea la tarea asignada, no debe ser motivo de vergüenza. Ten en cuenta que si se han repartido las tareas correctamente, cada quien sabrá lo que debe hacer y colaborará según la función asignada.
• Mantén un ambiente de cordialidad y respeto en el grupo. Las conversaciones en el grupo deben dirigirse a propiciar acuerdos.
• Todos pueden colaborar según su propia disponibilidad de tiempo, pero lo mejor sería quedar a una hora y mantenerse en línea mientras el trabajo se desarrolla. De esta manera pueden compartir sus inquietudes en tiempo real, especialmente necesario para el momento de dar los toques finales al proyecto.

¿Alguna vez has probado Google Drive para trabajar en grupo? La experiencia es bastante diferente a realizar tus trabajos en vivo y directo, pero sin dudas esta puede ser una herramienta a la cual sacar provecho.

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