Google Calendar te ayudará a gestionar mejor tu tiempo CONSEJOS – febrero 2, 2022

Organizar nuestro tiempo con el uso de herramientas digitales puede llegar a ser de gran ayuda, especialmente cuando tenemos dificultades para mantener al día nuestra lista de tareas y perdemos el control de las asignaciones académicas.

Los estudiantes de nuestras residencias universitarias suelen sacar provecho de las herramientas que hacen parte del ecosistema de Google y en este caso estaremos hablando de Google Calendar y el conjunto de beneficios que tiene para ofrecer para quienes busquen una forma eficiente de gestionar su tiempo.

¿Qué es Google Calendar?

Se trata de una herramienta de productividad creada bajo el ecosistema Google Workspace, la cual nos permite crear, sincronizar y gestionar nuestra agenda con diferentes aplicaciones. Además, emite notificaciones en tiempo real sobre las actividades pendientes durante nuestra rutina diaria.

Usualmente, cuando tenemos muchos compromisos laborales, personales y asignaciones académicas, organizar nuestra rutina diaria se vuelve una tarea compleja. Al utilizar Google Calendar podemos mantener en orden todos nuestros deberes diarios y disfrutar de las siguientes ventajas:

• Nunca perderás tu agenda. Se trata de un sistema que sincroniza tu agenda con el correo electrónico, tu ordenador, aplicación móvil y tablet, por lo que siempre tendrás la agenda a disposición.
• No existe límite de almacenamiento.
• Puedes compartir eventos con tus amigos y conocer su disponibilidad de tiempo.
• Tienes la posibilidad de crear eventos y editarlos.
• Se puede sincronizar el calendario con la lista de eventos de Facebook.
• Recibirás notificaciones sobre los días festivos de tu país.
• Podrás configurar las notificaciones como prefieras.
• Es una herramienta completamente gratuita.

¿Cómo utilizar Google Calendar para gestionar mejor nuestro tiempo?

Si eres de las personas a las que les cuesta mantener el ritmo de sus tareas pendientes o sueles olvidar fechas de entrega y reuniones, seguramente encontrarás en esta herramienta una forma de gestionar el tiempo que dedicarás a cada actividad.

1. Asignar titulo y clasificar correctamente cada actividad en la agenda

Las tareas de nuestro día a día tienen diferentes objetivos y por tanto, al asignar un título deberíamos ser capaces de entender con facilidad de qué trata la actividad. Esto lo logramos al seguir una estructura que incluya: Nombre del proyecto y tipo de actividad. Así con un solo vistazo podremos saber de qué se trata la tarea pendiente e incluso su nivel de importancia.

2. Aprovecha las notificaciones

Gracias a las notificaciones puedes recibir recordatorios sobre la actividad pendiente. Estos recordatorios pueden ser programados según el gusto de cada persona y te ayudarán a prepararte para cumplir con la actividad. Estas notificaciones pueden llegar a tu correo electrónico o configurarse como notificaciones Push en tu dispositivo móvil.

3. Utiliza colores diferentes para cada evento

Los colores se convierten en un diferenciador visual importante, ayudándote a saber de antemano cuál es el tipo de actividad pendiente y el tiempo que dedicarás a su cumplimiento. Una idea bastante práctica será asignar un color a cada tipo de tarea, por ejemplo: Azul para reuniones grupales, verde para tiempo de estudio, amarillo para fechas de entrega de proyectos.

4. Aprovecha las descripciones como un blog de notas

La caja de descripción cuando se crea una tarea en Google Calendar resulta útil como blog de notas. En el espacio de descripción es posible pegar URLs de interés, realizar listas de tarea que te ayuden a cumplir correctamente la actividad y tomar notas importantes sobre ideas que surjan en cualquier instante, para su visualización posterior.

5. Organizar todos tus eventos del día y crear una lista de tareas

Una ‘To Do List’ es de gran utilidad para asegurar nuestra eficiencia a lo largo del día. No obstante, cuando nos sentamos a planificar lo que haremos en el día podemos olvidar detalles importantes. Esto lo evitamos al crear las listas de tareas utilizando la información que hemos almacenado en Google Calendar.

6. Encontrarás tu propio ritmo

Se trata de una herramienta que te permitirá visualizar mejor el panorama de tareas diarias y semanales, presionándote a optimizar el tiempo de una forma realista. Nadie mejor que tú mismo para saber en qué momentos del día sientes que serás más productivo, por tanto, con el paso del tiempo y el uso frecuente de esta herramienta lograrás encontrar tu propio ritmo.

7. Evitarás las interrupciones

Una vez que te dedicas a completar cada tarea, podrás desconectarte por completo y no tener que preocuparte por otros pendientes. Tener una agenda organizada, que además te notifica el tiempo de inicio y culminación de cada actividad es una excelente forma de incrementar el nivel de eficiencia.

Recomendaciones finales sobre Google Calendar

Organizar mejor tu tiempo hará que puedas conciliar tu vida personal con la rutina estudiantil, permitiéndote tiempo para el descanso, salir con amigos, compartir con la pareja o disfrutar tiempo en familia, sin restar productividad ni eficiencia. Para aprovechar el máximo los beneficios ofrecidos por Google Calendar, tendrás que:

• Comprometerte con seguir una rutina y no faltar a ninguno de los compromisos establecidos. La parte más complicada de tener una agenda, es cumplir todo lo que escribimos en ella. Se trata de un compromiso personal que deberás asumir.
• Aprender a priorizar las actividades. No notas las tareas tienen el mismo nivel de relevancia, ni toman la misma cantidad de tiempo en completarte. Existen proyectos a los cuales dedicar varias horas de una semana, mientras que otras tareas podemos completarlas en una hora, así que tendrás que aprender a priorizar.
• Utilizar las horas de máxima productividad. Cada persona conoce los momentos en el día donde goza de mayor energía y tiene la disponibilidad de tiempo para cumplir con los deberes. Si utilizas las horas de máxima productividad, seguro que lograrás completar cada tarea en el menor tiempo posible.
• Saca provecho a toda la tecnología. Google Calendar tiene la capacidad de interactuar con muchas otras aplicaciones y herramientas de productividad. Te conviene experimentar con algunas de ellas para sacar el máximo provecho de la tecnología disponible para beneficio de tu desempeño académico.

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